Databehandleraftale

Databehandleraftalens omfang:

Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Afhængigt af karakteren af aftalen og de ydelser, som databehandleren leverer, vil omfanget og formålet med databehandlingen variere. Nedenfor er oplistet de typer af personoplysninger, som bliver behandlet i forbindelse med databehandlerens levering af den nævnte ydelse, samt formålet med behandlingen.

1) Databehandleren vil i aftalens løbetid behandle personoplysninger som navn, adresse, mailadresse, telefon, CVR og adgang til faciliteter på vegne af den dataansvarlige med det formål at levere den aftalte ydelse i form af rengøring.

2) Håndtering af affald: Databehandleren vil i aftalens løbetid behandle personoplysninger som navn og adresse i fysisk arkiveret format.

Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

Den dataansvarlige har som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

I henhold til Persondataforordning (GDPR) gældende fra 25. maj 2018, har du ret til at få indsigt i hvilke personoplysninger vi har registreret om dig, til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger vi har om dig og til at få slettet eller anonymiseret de personoplysninger vi har registreret om dig.

Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen

Databehandleren vil alene behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og i henhold til den dataansvarliges instrukser herom. Instruksen omfatter leveringen af de relevante ydelser som den dataansvarlige modtager.

Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, misbruges eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab.

Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er underlagt en fortrolighedsforpligtelse. Fortrolighedsforpligtelsen skal også gælde efter aftalens ophør.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren skal uden ugrundet ophold meddele den Dataansvarlige, såfremt der konstateres eller er risiko for brud på datasikkerheden for personoplysninger, der behandles under aftalen.

Anvendelse af underdatabehandlere

Det følger af databeskyttelsesforordningen, artikel 28, stk. 2, at databehandleren ikke må gøre brug af en underdatabehandler uden forudgående specifik eller generel skriftligt godkendelse fra den dataansvarlige. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

Opbevaring og sletning

Vi sletter som udgangspunkt alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivningen er pålagt at skulle gemme, dog forbeholder vi os retten til at gemme oplysninger omkring indgåelse af aftalegrundlag, specifikation af ydelser og anden information omkring samhandelsforhold, der kan være af betydning for opgaveløsningens udførelse, løsning, resultat og samhandelsforhold. Vi opbevarer regnskabsmateriale i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.